Автор: Ирина Анатольевна Лисовская, кандидат экономических наук, доцент кафедры макро- и микроэкономики Российско-немецкой школы управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ; аттестованный аудитор.
Затраты — это расходы, отнесенные на конкретный продукт, работника или производственный процесс. Без знания фактических затрат ведения хозяйственной деятельности невозможно принять правильные решения о деятельности предприятия в будущем. Одна из целей предприятия — окупаемость затрат в долгосрочном плане.
Некоторые виды затрат можно легко отождествить с конкретным продуктом или производственным процессом. Но большая часть затрат менее специфична. Такие затраты называются накладными расходами. Для управления накладными расходами руководство предприятия связывает их с центрами затрат.
Центры затрат — это подразделения или единицы оборудования, в отношении которых затраты могут быть конкретизированы для целей контроля и управления. Предприятие — это своеобразная иерархия центров затрат. Примеры центров затрат: филиал предприятия, производственная линия.
Некоторые затраты непосредственно связаны с центром затрат и могут быть распределены на него. Другие виды затрат можно распределить сразу по нескольким центрам затрат. Это распределение должно быть пропорциональным полученной выгоде от этих затрат (на основе объема продаж, числа работников, занимаемой площади и т. д.). Например, арендная плата за помещения супермаркета распределяется между отделами пропорционально занимаемой площади.
1. Центры затрат и прибыли
Лишь некоторые подразделения предприятия непосредственно приносят доходы. Это — центры прибыли. Центры прибыли — это одновременно и центры затрат, но не все центры затрат являются центрами прибыли. Все затраты должны покрываться центрами прибыли.
Счет прибылей и убытков предприятия следует разделить по центрам прибыли. При этом будет получена дополнительная информация об относительном вкладе каждого центра прибыли в общую прибыль предприятия. Это укажет на целесообразность расширения или сокращения каких-то подразделений предприятия.
2. Нормативные и фактические затраты
Большинство видов хозяйственной деятельности связано с производством товаров, предназначенных для продажи потребителю. На каждой стадии производства продукт требует определенных затрат и приобретает добавочную стоимость. Именно затраты определяют цены, обеспечивающие прибыль.
Для установления себестоимости продукта используется система учета фактических затрат по заказам или по процессам. При этом фактические затраты служат основой для нормативных затрат, с которыми гораздо проще работать. Использовать фактические затраты в качестве основы для определения цены невозможно из-за того, что цены объявляются потребителю задолго до производства продукта. Но всегда необходимо проводить сопоставление нормативных и фактических затрат.
Недостаток нормативных затрат заключается в их возможном значительном отличии от фактических затрат. Ведь нормативные затраты устанавливаются на основе стандартного объема производства, стандартной структуры расходов, стандартных ставок заработной платы, стандартного времени выполнения операций. Возможно, ни один из этих стандартов никогда не станет реальностью. Это может привести к неверным решениям при назначении цен на продукцию из-за переоценки или недооценки запасов.Нормативные затраты необходимо периодически пересматривать.
3. Составление финансовой сметы
После разделения предприятия на центры затрат и центры прибыли следует перейти к планированию его деятельности. Финансовая смета — это подробный план распределения физических ресурсов предприятия, выраженных в денежной форме. С финансовой сметой сравниваются фактические результаты деятельности предприятия. Финансовая смета составляется на определенный период времени. В пределах планового периода производится регулярный пересмотр и корректировка плана из-за возможных непредвиденных событий.
Процесс сметного планирования соответствует структуре предприятия. Так как сметы составляются для всех центров затрат и центров прибыли, то необходимо определить полномочия и ответственность руководителей этих центров.
Существуют два противоположных подхода к составлению сметы: снизу вверх и сверху вниз. При составлении сметы снизу вверх руководство среднего звена предприятия определяет сметы для своих индивидуальных участков. В дальнейшем эти сметы сводятся в общую финансовую смету. При составлении сметы сверху вниз определяется общая финансовая смета и на основании ее разрабатываются финансовые сметы для каждого подразделения предприятия. Понятно, что наилучший результат достигается при параллельном использовании обоих подходов.
На практике предпочтение отдается составлению сметы сверху вниз. Такой порядок составления сметы является естественным продолжением процесса стратегического планирования и оставляет последнее слово за руководством предприятия. Ведь смета должна соответствовать долгосрочным целям предприятия. Главная цель составления любого плана — не задание точных цифр и ориентиров, а идентификация по каждому из важнейших направлений определенного «коридора», в границах которого может изменяться тот или иной показатель.
4. Общая финансовая смета
Первый шаг на пути составления сметы — это точный прогноз объема продаж. На основании объема продаж составляются подробные сметы продаж, закупок и запасов. С помощью этих смет и данных прошлых лет планируются дебиторская и кредиторская задолженности и расходы на месяцы вперед. Все это объединяется в общую финансовую смету, которая состоит из кассовой консолидированной сметы, сметного отчета о прибылях и убытках и сметного баланса.
4.1. Кассовая консолидированная смета
Кассовая консолидированная смета отражает всю будущую деятельность предприятия в виде входящих и исходящих потоков денежной наличности.
При подходе к составлению сметы сверху вниз за основу берутся данные о затратах и выручке за прошлые годы с добавлением определенного процента на инфляцию и рост. Это приростной (дополнительный) подход к составлению сметы. Он не позволяет определить те участки, где возможно повышение производительности.
При составлении сметы с нуля руководство среднего звена предприятия подает подробные заявки на ресурсы и предлагает обоснование их будущего использования. При таком подходе ресурсы используются эффективнее, но составление заявок на ресурсы занимает много времени.
При составлении кассовой консолидированной сметы исходят из прогноза деятельности предприятия в будущем. На основании нормативов, полученных по средним показателям за прошлые годы или заимствованных из сопоставимых отраслей бизнеса, прогнозируют будущие поступления и выплаты, а также балансы на начало и конец периода.
4.1.1. Пример. Малое предприятие «Ритм» решило заняться продажей сувенирной продукции. Первоначальный собственный капитал 150 000 руб. В банке была взята долгосрочная ссуда 100 000 руб. В январе в банке открыт счет, на который положены эти суммы. Расходы января: аренда помещения 180 000 руб., покупка оборудования 40 000 руб. Срок эксплуатации 10 лет, нулевая остаточная стоимость, равномерное начисление износа. Зарплата сотрудников 20 000 руб./месяц, расходы на рекламу 5 000 руб./месяц. Цена продажи равна 20 руб./шт. Считается, что в каждом месяце половина клиентов будет платить наличными, а половина клиентов воспользуется одномесячным кредитом.
Предполагаемый объем продаж задается следующей таблицей:
| Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | |
| Объем продаж, шт. | 2500 | 2100 | 3000 | 3300 | 3800 | 3400 |
Предполагаемый график производства сувениров задается следующей таблицей:
| Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | |
| Объем производства, шт. | 3000 | 1800 | 3000 | 3600 | 4000 | 3700 |
Себестоимость равна 10 руб./шт., причем в основном это расходы на закупку сырья у другого предприятия. При оплате за сырье малое предприятие пользуется одномесячным кредитом. Составим кассовую консолидированную смету на период с января по июнь.
Кассовая консолидированная смета на период с января по июнь (руб.)
| Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | |
| Баланс на начало месяца | 30000 | 21000 | 29000 | 37000 | 47000 | |
| Инвестиции капитала | 250000 | |||||
| Поступления наличных денежных средств | ||||||
| Выручка от продаж | 25000 | 21000 | 30000 | 33000 | 38000 | 34000 |
| Поступления от должников | 25000 | 21000 | 30000 | 33000 | 38000 | |
| Выплаты наличными | ||||||
| Оплата кредиторской задолженности | 30000 | 18000 | 30000 | 36000 | 40000 | |
| Зарплата | 20000 | 20000 | 20000 | 20000 | 20000 | 20000 |
| Реклама | 5000 | 5000 | 5000 | 5000 | 5000 | 5000 |
| Аренда | 180000 | |||||
| Оборудование | 40000 | |||||
| Баланс на конец месяца | 30000 | 21000 | 29000 | 37000 | 47000 | 54000 |
Поясним, как заполняется таблица. Баланс на начало января равен 0.
Инвестиции капитала в январе равны 150 000 (первоначальный собственный капитал) + 100 000 (долгосрочная ссуда) = 250 000 руб.
В январе предполагается продать 2 500 изделий, то есть будущий объем продаж в январе равен 2 500 x 20 = 50 000 руб. Половина этой суммы (25 000 руб.) будет получена в январе наличными и пишется в январской графе «Выручка от продаж», а другая половина этой суммы (25 000 руб.) будет получена в феврале (одномесячный кредит покупателям!) и пишется в февральской графе «Поступления от должников».
В январе будет произведено 3 000 изделий. Себестоимость этой продукции равна 3 000 х 10 = 30 000 руб. Так как малое предприятие пользуется одномесячным кредитом, то эта сумма пишется в февральской графе «Оплата кредиторской задолженности».
Январский «Баланс на конец месяца» = Баланс на начало месяца + Поступления — Выплаты = 0 + (250 000 + 25 000 + 0) — (0 + 20 000 + 5 000 + 180 000 + 40 000) = 30 000 руб. Эта сумма пишется в февральской графе «Баланс на начало месяца».
В феврале предполагается продать 2 100 изделий, то есть будущий объем продаж в феврале равен 2 100 x 20 = 42 000 руб. Половина этой суммы (21 000 руб.) будет получена в феврале наличными и пишется в февральской графе «Выручка от продаж», а другая половина этой суммы (21 000 руб.) будет получена в марте (одномесячный кредит покупателям!) и пишется в мартовской графе «Поступления от должников».
В феврале будет произведено 1 800 изделий. Себестоимость этой продукции равна 1 800 х 10 = 18 000 руб. Так как малое предприятие пользуется одномесячным кредитом, то эта сумма пишется в мартовской графе «Оплата кредиторской задолженности».
Февральский «Баланс на конец месяца» = Баланс на начало месяца + Поступления — Выплаты = 30 000 + (21 000 + 25 000) — (30 000 + 20 000 + 5 000) = 21 000 руб. Эта сумма пишется в мартовской графе «Баланс на начало месяца», и т. д.
4.2. Смета текущих расходов
Прежде чем составлять сметный отчет о прибылях и убытках и сметный баланс, необходимо составить смету текущих расходов, чтобы запланировать управление запасами, дебиторской задолженностью и кредиторской задолженностью за период.
Составим смету текущих расходов на основе предыдущего примера.
Суммарная смета запасов за январь — июнь (руб.):
| Запас на начало периода | |
| + Производство (по себестоимости) | 191 000 |
| — Продажи (по себестоимости) | 181 000 |
| = Запас на конец периода | 10 000 |
Поясним, как заполняется таблица.
Всего будет произведено 3000 + 1800 + 3000 + 3600 + 4000 + 3700 = 19 100 изделий. Их себестоимость равна 19 100 х 10 = 191 000 руб.
Всего будет продано 2500 + 2100 + 3000 + 3300 + 3800 + 3400 = 18 100 изделий. Их себестоимость равна 181 00 х 10 = 181 000 руб. Тогда запас на конец периода равен 0 + 191 000 — 181 000 = 10 000 руб.
Суммарная смета дебиторской задолженности за январь — июнь (руб.):
| Дебиторская задолженность на начало периода | |
| + Продажа в кредит | 181 000 |
| — Поступления от должников | 147 000 |
| = Дебиторская задолженность на конец периода | 34 000 |
Поясним, как заполняется таблица.
Всего будет продано 18 100 изделий. Поэтому объем продаж равен 18 100 x 20 = 362 000 руб. Отсюда продажа в кредит равна 362 000 / 2 = 181 000 руб.
Из кассовой консолидированной сметы получаем, что поступления от должников = 0 + 25 000 + 21 000 + 30 000 + 33 000 + 38 000 = 147 000 руб.
Тогда дебиторская задолженность на конец периода равна 0 + 181 000 — 147 000 = 34 000 руб.
Суммарная смета кредиторской задолженности за январь — июнь (руб.):
| Кредиторская задолженность на начало периода | |
| + Закупки в кредит | 191 000 |
| — Оплата кредиторской задолженности | 154 000 |
| = Кредиторская задолженность на конец периода | 37 000 |
Поясним, как заполняется таблица.
Себестоимость произведенной продукции равна 191 000 руб. При этом малое предприятие воспользуется кредитом при закупке сырья.
Из кассовой консолидированной сметы получаем, что оплата кредиторской задолженности равна 0 + 30 000 + 18 000 + 30 000 + 36 000 + 40 000 = 154 000 руб.
Тогда кредиторская задолженность на конец периода равна 0 + 191 000 — 154 000 = 37 000 руб.
4.3. Сметный отчет о прибылях и убытках
Составив смету текущих расходов по запасам, дебиторской задолженности и кредиторской задолженности, можно свести всю информацию в сметный отчет о прибылях и убытках.
Сметный отчет о прибылях и убытках за январь — июнь (руб.):
| Объем продаж | 362 000 | |
| Себестоимость проданной продукции | 181 000 | |
| Валовая прибыль | 181 000 | |
| Расходы | ||
| Зарплата | 120 000 | |
| Реклама | 30 000 | |
| Амортизация | 11 000 | |
| 161 000 | ||
| Чистая прибыль | 20 000 | |
| Изъятие капитала | ||
| Нераспределенная прибыль | 20 000 |
Поясним, как заполняется таблица.
Себестоимость проданной продукции берем из сметы запасов.
Валовая прибыль = объем продаж — себестоимость проданной продукции.
Зарплата = 6 x 20 000 = 120 000 руб.
Реклама = 6 x 5 000 = 30 000 руб.
При равномерном начислении износа ежегодное начисление на износ = (первоначальная стоимость — ликвидационная стоимость)/( период эксплуатации) = (180 000 + 40 000 — 0)/10 = 22 000 руб. Так как у нас промежуток времени полгода, то амортизация = 22 000/2 = 11 000 руб.
Чистая прибыль = валовая прибыль — расходы = 181 000 — 161 000 = 20 000 руб.
Нераспределенная прибыль = чистая прибыль — изъятие капитала.
Научитесь составлять любые бюджеты изучив курс «Бюджетирование и внутрифирменное планирование»:
