Эффективное совещание от начала до конца

Гaлинa Георгиевна Пaничкинa, кандидат экономических наук, доцент кафедры маркетинга Поволжской академии государственной службы имени П.А. Столыпина при Президенте РФ.

Многие совещания обречены на неудачу еще до начала. Почему? Потому что тот, кто будет им руководить, забыл прежде всего подготовиться к ним сам и уподобился капитану, желающему управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе. Поэтому прежде всего следует четко определить характер совещания, которое вы намерены провести. Специалисты выделяют следующие типы:

• учебное (конференция), цель которого — дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию;

• информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникшие проблемы;

• разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов;

• проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

Сегодня, когда все шире распространяется коллективный стиль руководства, совещания последнего типа приобретают все большее значение и созываются все чаще. В этих условиях руководящие работники следует перейти от интуитивных к научным методам руководства дискуссией и облегчить тем самым высокую эффективность совещаний. Вы можете облегчить себе решение этой задачи, если будете придерживаться пяти следующих правил.

1. Необходимо четко и однозначно определить тему совещания. Нередко она определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после ее обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу, выработать рекомендации для его принятия или убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.

2. Тщательнейшим образом разработайте повестку, определив наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. Исходите не из деловых критериев, а из

психологических. Начинать лучше всего с подтемы, которую легче всего решить. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, способные вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать ей нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников могут проявиться в ходе совещания и как вам следует на них реагировать. Например, в течение полуторачасового совещания с участием 15 человек каждый из них может говорить по 6 минут, но должен слушать остальных 84 минуты. Это обстоятельство очень выгодно для упорных «молчунов», но не выгодно вам, потому что мнение данной категории специалистов может оказаться весьма ценным и нельзя давать им отмалчиваться. Заранее продумайте, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих.

3. Необходимо убедиться в том, что участники совещания знакомы с фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии. Ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.

4. Приглашения специалистам для участия в совещании следует посылать как можно раньше. Из текста должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Советуем избегать приглашений исключительно из соображений престижа. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может позднее получить протокол.

5. Выбирайте зал заседаний исходя из целей совещания. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой атмосферы. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру воздуха (+19 °С), ни слишком роскошную, ни слишком спартанскую обстановку и, что очень важно, хорошую вентиляцию. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.

Во вступительном слове нужно ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Для создания стимула для дискуссии подчеркните практическую значимость обсуждаемого, еще лучше — сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо прослеживалась связь между темой совещания и интересами его участников, кому оно может казаться бесполезным. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуем записать главную тему и очередность подтем так, чтобы они все время находились перед глазами слушателей и выступающих.

Если вы начали дискуссию несложным вопросом, относящимся к первой подтеме, то проследите, чтобы он обсуждался систематически. Попробуйте расположить выступления в таком порядке, чтобы дискуссия развивалась постепенно, в соответствии со строгой логической схемой.

Организовать дискуссию можно по-разному. Иногда предлагается давать немедленную критическую оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки», когда разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».

Систематического развития дискуссии в нужном направлении вы сможете добиться только в случае, если все время будете следить, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы и их «не заносило» в сторону. Но действовать необходимо весьма дипломатично. Если вы действительно хотите извлечь пользу из совещания, вам необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с противоположными вашей. Следовательно, вам необходимо очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа «это абсолютно неверно» или «вы совершенно заблуждаетесь» убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства у выступающего, а значит, преграждает дорогу дискуссии.

Как же следует полемизировать, чтобы не обидеть и не унизить оппонента? Советуем придерживаться следующих правил:

• несмотря на раздражение, говорите медленно и негромко;
• обращайтесь не непосредственно к своему противнику, а ко всей аудитории, благодаря чему автоматически возникнет деловая и спокойная атмосфера;
• в самом начале своей реплики подчеркните, что по некоторым вопросам взгляды ваши и вашего оппонента полностью совпадают. Можно даже подкрепить это каким-нибудь новым аргументом. Это сделает вашего противника более уступчивым. И только теперь можно переходить к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов.

Умелая постановка вопросов — самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать его на аспекты проблемы, пока остающиеся в тени. Метод дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или иному вопросу. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Часто бывает необходимо разрядить накалившуюся атмосферу, а сделать это можно лучше всего шуткой или анекдотом. Вообще же советуем все время сохранять спокойный и дружелюбный тон, чрезмерная официальность способна засушить дискуссию.

Одно из важнейших требований руководителю совещания: не навязывайте с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам вес, и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Кроме того, нейтральная позиция не исключает возможности высказать свое мнение. Но его нужно излагать от третьего лица: «Недавно читал, что…» или формулировать в виде вопроса: «А может быть, стоит задуматься над …»

Краткое резюмирование выступлений полезно не только после обсуждения каждой подтемы и в конце конференции или совещания, но и в ходе самой дискуссии. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, и у них складывается убеждение, что в ходе совещания достигнут определенный прогресс.

Результаты совещания можно зафиксировать в протоколе и разослать всем сотрудникам, которые должны быть о них проинформированы. Если же в результате совещания были приняты какие-то решения, то следует точно установить, кто, что, когда и как должен сделать, чтобы эти решения были воплощены в жизнь.

Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля управления. Принцип «я здесь хозяин» неминуемо скажется и на атмосфере заседания. В этом случае не получится открытой и непринужденной дискуссии — она возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства.

Изучить навыки формирования команды и управления взаимоотношениями внутри рабочей группы вы можете с помощью учебных курсов «Лидерство» и «Управление проектами» при обучении по индивидуальной программе. Вы можете составить свой учебный план из всего каталога курсов таким образом, чтобы получить только интересные и необходимые вам знания в системной, концентрированной форме.