Нормативный учет и анализ отклонений как средство эффективного контроля затрат

Автор:

Иван Николаевич Чуев, профессор кафедры экономической теории, ФГОУ ВПО Кубанский государственный аграрный университет, г. Краснодар.

С точки зрения оперативности учета затрат можно выделить учет фактических (прошлых, исторических) затрат и учет стандартных (нормативных) затрат, называемый в мировой практике учетом по

системе «стандарт-кост».

Наиболее прогрессивный — это учет нормативных затрат, особенно в условиях рыночных отношений и конкуренции. Основной целью

системы нормативного учета является полное использование производственных факторов и экономное осуществление хозяйственной деятельности. Нормативный метод учета затрат был разработан в 1930-е годы в СССР на базе американской системы «стандарт-кост». Система «стандарт-кост» возникла в США в начале XX в. Название

standard cost подразумевает себестоимость, установленную заранее.

Суть этой системы заключается в том, что в учет вносится только то, что должно произойти, а не то, что произошло, и обособленно отражаются возникшие отклонения. Основная задача данной системы — учитывать потери и отклонения в прибыли предприятия. В ее основе лежит четкое, твердое установление норм затрат материалов, энергии, рабочего времени, труда, заработной платы и всех других расходов по производству продукции. Причем

установленные нормы нельзя перевыполнить. Выполнение их даже на 80% означает успешную работу. Превышение нормы говорит о том, что она была установлена ошибочно.

Нормативный метод учета и калькулирования себестоимости продукции характеризуется тем, что по каждому изделию на основе действующих норм и смет расходов составляется

предварительная калькуляция нормативной себестоимости изделия. Учет организуется таким образом, чтобы все текущие затраты подразделить на

расход по нормам и

отклонениям от норм. Данные о выявленных отклонениях позволяют управлять себестоимостью изделия и вместе с тем калькулировать фактическую себестоимость путем прибавления к нормативной себестоимости (вычитания из нее) соответствующей доли отклонений от норм и изменений норм по каждой статье. Нормативный метод учета затрат позволяет, не дожидаясь окончания месяца, иметь фактическую себестоимость изделий и регулярно анализировать причины отклонений, выявлять виновников.

Анализ отклонений как средство контроля затрат

Целевое назначение нормативного метода учета —

установление и систематизация отклонений от норм и нормативов. Отклонения от норм — это выявленная разница между фактическими и нормативными затратами. Процесс вычисления и определения причин разницы между фактическими и нормативными значениями называется анализом отклонений. Когда показателей слишком много, отклонения анализируются выборочно, причем только те, которые превышают установленный организацией предел. Такое управление затратами называется

управлением по отклонениям.

Все разнообразие методов выявления отклонений можно свести к двум основным:

методу документирования и

расчетному методу.

Метод первичного документирования отклонений отличается простотой и универсальностью. Он позволяет выявить абсолютную величину отклонений по количеству расхода до начала или в момент совершения хозяйственных операций. В большинстве случаев он требует предварительного разрешения допуска отклонений у вышестоящего уровня управления и тем самым обеспечивает усиление контроля за использованием ресурсов.

Расчетный метод требует аналитического подхода к определению величины и причин образования отклонений. Его преимущества — в возможности более разнообразного применения, в том числе для нахождения отклонений, которые невозможно документировать. Отклонения от нормативных смет расходов на организацию, обслуживание производства и управление можно выявить только расчетным методом.

При учете

отклонений от норм по сырью и материалам прежде всего устанавливается единая для организации

номенклатура причин отклонений и их виновников, разрабатывается система их цифрового обозначения.

Основными

методами выявления отклонений являются:

• сигнальное документирование (применяют при вынужденной замене материалов и отпуске сверх лимитов штучных материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, выписывают специальный документ, имеющий особое обозначение (полоску по диагонали, другой цвет), в котором указывают причину и виновника отклонений, а в некоторых случаях приводят расчет отклонений);

• учет партионного и непрерывного раскроя материала (в учетных картах, открываемых на каждую партию материала, записывают количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок, сделанных из этой партии, количество полученных отходов и неиспользованного материала, при сопоставлении количества фактически израсходованных материалов с расходом по нормам устанавливается экономия или перерасход);

• предварительный расчет отклонений по фактической рецептуре запуска материалов в производство (применяется в производствах, где сырье и материалы потребляются в виде смеси, отклонения выявляются сравнением по каждому компоненту смеси расхода по норме и фактически);

• инвентарный метод (требует инвентаризации остатков неизрасходованных материалов или заготовок в цеховых кладовых и на рабочих местах на дату выявления отклонений, при этом из общей суммы отклонений исключаются нормативные затраты на окончательно забракованные детали и изделия и отклонения вследствие замены материалов).

Материальные затраты можно представить в виде формулы

М = К х Ц

где К — количество материала; Ц — цена материала.

Общее изменение материальных затрат определяется по формуле

∆М = М_ф — М_н

где М_ф — фактический расход материалов; М_н — нормативный расход материалов.

С помощью метода абсолютных разниц проводится факторный анализ изменения материальных затрат.

Отклонение от норм по использованию материалов определяют сопоставлением фактически израсходованного материала с нормативным расходом на фактический выпуск по формуле

∆М(К) = (К_ф — К_н) х Ц_н

где Ц_н — нормативная цена материала; К_ф — фактический расход материала; К_н — нормативный расход материала на фактический выпуск.

Возможными причинами отклонений являются: замена одного вида сырья другим, нарушение стандартов поставляемых материалов, прямой перерасход, связанный с нарушениями технологии, неправильным или нерациональным раскроем, кражи, порча и т.д.

Изменение материальных затрат под влиянием фактора цен рассчитывается по формуле

∆М (Ц) = К_ф х (Ц_ф — Ц_н)

где Ц_ф — фактическая цена материала.

Возможные причины отклонений: изменения цен на рынке, просчеты снабженческо-заготовительной службы по поиску наиболее благоприятных поставщиков, плохое управление запасами, приведшее к срочным закупкам по более высоким ценам, дополнительным затратам на транспортировку, а также другие причины, которые возникают вследствие закупочной деятельности.

При учете

отклонений затрат на оплату труда применяют те же методы, что и при учете сырья и материалов: метод сигнального документирования, метод партионного и непрерывного раскроя, инвентарный метод.

Затраты прямого труда можно представить в виде формулы

Т = К х Ц

где К — количество отработанных часов; Ц — ставка оплаты труда (стоимость одного часа).

Общее изменение прямого труда рассчитывается по формуле

∆Т = Т_ф — Т_н

где Т_ф — фактические затраты труда; Т_н — нормативные затраты труда.

Прежде всего отклонения от нормативных затрат труда вызваны двумя причинами: ставкой заработной платы и количеством труда.

Отклонение по объему труда основных производственных рабочих рассчитывается по формуле

∆Т(К) = (К_ф — К_н) х Ц_н

где К_ф — фактические затраты прямого труда; К_н — нормативные затраты прямого труда, необходимые для выпуска фактического объема продукции; Ц_н — нормативная ставка оплаты труда.

Возможными причинами отклонений являются: ассортимент продукции; низкое качество материала; техническое состояние оборудования; изменение и соблюдение технологических процессов; разная сложность работы; внедрение нового оборудования и др.

Изменение затрат прямого труда за счет изменения ставки его оплаты определяют сравнением фактической и нормативной цены одного часа труда по формуле

∆Т(Ц) = (Ц_ф — Ц_н) х К_ф

где Ц_ф — фактическая ставка оплаты труда; Ц_н — нормативная ставка оплаты труда;

Возможные причины отклонений возникают при повышении нормативной ставки, не вошедшей в норму, несоответствии разряда работы и разряда рабочего, выполняющего эту работу, превышении уровня премий, не учтенных в нормативной ставке, различного рода доплат к нормативным расценкам, вызванных отклонениями от технологического процесса, недостатками в организации производства и управления.

Отклонения по труду могут контролироваться руководителями цехов, подразделений, но большая их часть выходит из-под контроля менеджеров низшего и среднего уровней.

Отклонения по накладным расходам рассматривают с позиций соответствия фактических производственных накладных затрат их сумме, распределенной на виды изделий по заранее установленным нормам поглощения. При этом накладные расходы делят на постоянные и переменные составляющие.

Отклонения по постоянным накладным затратам — это разница между нормативными постоянными накладными затратами и фактическими постоянными затратами. Анализ отклонений требует сопоставления сумм фактических и нормативных затрат по каждой статье сметы. Причины отклонений могут быть самыми разнообразными, например внеплановое проведение ремонтов, пересмотр заработной платы наладчикам и т.д.

Абсолютные отклонения по переменным накладным затратам — это разница между нормативной величиной переменных накладных затрат и фактическими переменными накладными затратами. Отдельными расчетами определяются относительные отклонения от сметных затрат, скорректированных на фактический объем работ. По каждой из статей сметы могут быть различные причины отклонений. Отклонения накладных затрат по эффективности (HP) рассчитывают как разность между выпуском продукции в нормо-часах (НЧ) и фактически затраченным временем труда (ФЧ) за рассматриваемый период, умноженная на нормативную ставку переменных накладных затрат (НС):

∆НР = (НЧ — ФЧ) х НС

Основная причина этих отклонений — изменение производительности труда.

***

Одно из основных преимуществ системы «стандарт-кост» состоит в том, что при правильной ее постановке не требуется большой бухгалтерский штат, поскольку учитываются только отклонения от стандартов. Чем стабильнее работает предприятие, тем более стандартизированы производственные процессы, тем менее трудоемкими становятся учет и калькулирование.

Вместе с тем нормативному методу присущ ряд недостатков при использовании его на практике. Например, часто неверно учитываются отклонения: они выявляются расчетами за длительный период, не всегда документируются, ведется их укрупненный учет без определения причин и виновников, существенны суммы неучтенных отклонений.

Нормативный метод учета затрат и система «стандарт-кост» вы можете изучить в курсе «Управленческий учет» при обучении по индивидуальной программе или в составе программы повышения квалификации «Финансовый менеджмент и планирование» (6 курсов, ~4 мес. обучения, сертификат).