В бухгалтерском учете информация о хозяйственных процессах, состоянии и движении активов организации и источниках их образования отражается с помощью особых способов и приемов. Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.
Автор:
Нина Николаевна Пaвлoва, кандидат технических наук, профессор Высшей коммерческой школы Министерства экономического развития и торговли РФ.
В бухгалтерском учете информация о хозяйственных процессах, состоянии и движении активов организации и источниках их образования отражается с помощью особых способов и приемов.
Ведение бухгалтерского учета в организациях осуществляется на основе общепринятой системы. Ее
элементами являются: документация и инвентаризация; оценка и калькуляция; система счетов и двойная запись; баланс и отчетность.
Отличительной чертой бухгалтерского учета является
отражение всех хозяйственных операций на счетах.
Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учета на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.
Под
первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.
Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных
материальных носителях.Использование материальных носителей зависит от степени оснащенности организации средствами оргтехники. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. Однако в этом случае организация обязана копии документов изготавливать на бумажных носителях и их предоставлять участникам хозяйственных операций и контролирующим органам по их требованию.
Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть
реквизитом.
Различают
постоянные и переменные показатели документов.
Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени. К ним можно отнести наименование документа, название и юридический адрес организации, номер расчетного счета.
Переменные показатели меняются с каждой хозяйственной операцией: количество сданной на склад готовой продукции, количество отпущенных в производство материалов.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет
состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Первичные документы могут содержать и ряд дополнительных реквизитов.
Первичные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в
альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.
Руководители организации утверждают перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Документы, оформляющие расчетные и кредитные операции, по движению денежных средств, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.
Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято
группировать по целому ряду признаков.
- Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.
- Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек).Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Оправдательные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
- Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. К этой группе документов можно отнести мемориальные ордера, используемые для отражения корреспонденции счетов по совершенным хозяйственным операциям.
- Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Лимитно-заборная карта» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов снижает их количество и приводит к уменьшению ошибок и описок в них.
- К
первичным относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции). - Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
- Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц).
-
Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а
внешние поступают на предприятие от организаций и лиц (платежное поручение, счета, чеки).
Порядок расположения реквизитов в документе принято называть
структурой документа::
- При
анкетной структуре реквизиты документа расположены так же, как и в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на компьютере. - При
табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, подлежащих обработке на компьютере и другой вычислительной технике.
В
комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.
Некоторые документы используются в организациях всех форм собственности и отраслей. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть
типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций и др.)
Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются
трем видам проверки:
- Формальная проверка — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
- Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
- Арифметическая проверка — проверка правильности подсчета данных документа.
Проверенные документы подлежат
группировке и расценке:
- Под
группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. -
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название
таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них указывается корреспонденция счетов
(контировка).
Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) —
учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляются число и номер регистра, в который его данные перенесены.
Информация, содержащаяся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, является коммерческой тайной, а лица, имеющие доступ к информации, обязаны ее хранить. За разглашение коммерческой тайны они несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению в течение одного года. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив.
Движение документа от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется
документооборотом.
Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков.
В разрабатываемом и утверждаемом графике документооборота определяются создание первичных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.
Изучите сегодня
