Автор: Валентин Николаевич Koдин, доцент кафедры практической психологии Вологодского государственного педагогического университета.
В общем процессе реализации сложного решения подготовительные операции часто занимают больше времени, чем его непосредственное исполнение. Подготовка исполнения решения имеет целью обеспечить все необходимые условия для реализации решения, чтобы намеченное дело успешно завершилось с первого раза и при высоком качестве.
Подготовка исполнения решения включает три группы взаимосвязанных мероприятий:
- идеологическое и психологическое обеспечение;
- материально-техническое (ресурсное) оснащение;
- организационное построение всего процесса реализации решения.
1. Идеологическое и психологическое обеспечение
У людей по разным причинам нередко образуется труднопроходимая пропасть между принятием решения и началом его исполнения. Возникают даже психологические барьеры между осознанием необходимости реализации решения и настроенностью на эту работу.
Человеку приходится перестраивать сложившийся образ мыслей, включать волевые усилия, преодолевать определенный психологический барьер, чтобы начать переход от размышлений о действиях к самим действиям. Психологический барьер бывает особенно прочным у людей, к которым решение приходит извне и ощущается как навязываемое против их воли, привнесенное обстоятельствами или внедренное принудительно.
Такое отношение складывается у исполнителей к тем решениям, которые не прошли через их мысли и чувства, не затрагивают их интересов, не грозят им ничем плохим и не обещают ничего хорошего. Этому способствует и присущий некоторым людям консерватизм, недоверие к новому и непривычному, а также устоявшиеся привычки и навыки поведения.
При первом ознакомлении с решением исполнители нередко ничего не предпринимают в ожидании дальнейшего развития событий. Они не знают, что за этим последует, еще не настроились на необходимые действия и пока не проявляют явного желания их выполнять. Больше того, у некоторых людей может сложиться даже негативное отношение к принятому решению. Поэтому с принятием управленческого решения для большинства людей все только начинается: им предстоит подробнее ознакомиться с его содержанием, провести внутреннюю работу по отысканию ответа на вопрос — принять или не принять это решение для себя.
Таким образом, судьба решения при его реализации целиком зависит от того, какое отношение к нему сложится у людей, причастных к его выполнению: встретит ли оно понимание и поддержку или натолкнется на скрытое и явное противодействие. Настроенность каждого человека и морально-психологический климат всего коллектива по отношению к решению и конкретным заданиям являются мощной силой, стимулирующей или тормозящей и даже противодействующей исполнению данного решения.
Поэтому совершенно необходимыми являются целенаправленные действия по стимулированию мотивации будущих исполнителей, превращению их в активных сторонников решения, пробуждению у них намерения добиваться намеченных результатов.
Здесь разъяснительные и пропагандистские мероприятия должны сочетаться с психологической работой. Весь комплекс этих операций направляется на убеждение людей в правильности принятого решения, на обеспечение уверенности и заинтересованности исполнителей в достижении намеченного, чтобы они приступали к работе не только со знанием дела, но и с большим желанием и подъемом.
Информирование исполнителей о содержании решения следует подкреплять его формированием идеологической убежденности и психологической настроенности на его реализацию, готовности к физическим и эмоциональным нагрузкам, проявлению воли и характера, выдержки и настойчивости, желания подчиниться жесткой дисциплине и самоограничениям для достижения общей цели. Необходимо разбивать любые предубеждения против решения, если они уже сформировались, и создавать у исполнителей необходимую информированность, положительное отношение и деловую настроенность на реализацию решения, т.е. обеспечить смысловую, эмоциональную и поведенческую готовность исполнителей.
Смысловая готовность достигается ознакомлением сотрудников с содержанием решения, его смыслом и назначением всех его компонентов, качественными и количественными характеристиками намеченного результата, а также убеждением в нужности, полезности для людей реализации данного решения. Прежде всего следует показывать зафиксированные в решениях цели, определяющие в конечном счете то, ради чего предстоит действовать, ознакомить с особенностями данного решения, обратить внимание на сложность поручаемой работы, необходимость проявления инициативы и самостоятельности.
Эмоциональная готовность означает внутреннее расположение исполнителей к выполнению данного решения, пробуждение у них положительных эмоций по отношению к содержанию решения и намеченному в нем практическому результату. Эта готовность обеспечивается формированием у сотрудников побудительных мотивов к выполнению данного решения, обращением к внутренним источникам их активности, роль которых играют потребности и интересы, влечения и идеалы, стремления и надежды. Для этого необходимо обратить внимание на то, что данное решение направлено на разрешение назревшей проблемы, а также на то, что его реализация во многом повлияет и на достижение собственных целей исполнителей.
Важными мотивами поведения сотрудников являются стремление к самоутверждению, чувство и понимание собственного достоинства, желание повысить свою роль и положение в обществе, свою значительность в глазах других людей. Чтобы пробудить внутренние мотивы исполнителей, необходимо вызвать у них искренний интерес, задеть за живое, даже бросить вызов, чтобы они сами захотели сделать то, что нужно, проявив при этом смекалку и затратив собственную энергию.
Эмоциональная готовность обеспечивается также и применением внешних стимулов, в том числе определением материального и морального поощрения, наград и премий, а также мер наказания в случае провала реализации решения. Все это создает положительное расположение к самому решению и необходимости его реализации. Эмоциональная готовность подводит к поведенческой готовности. Опыт показывает: то, что считается правильным, полезным и выполнимым, делается с подъемом и большой результативностью.
Формирование поведенческой готовности имеет целью создание у сотрудников психологической установки на выполнение порученного задания. Установка есть внутренняя мобилизация человека, готовность и предрасположенность субъекта к определенному действию. Установка образует готовность субъекта к восприятию будущих событий и совершению заранее определенных, проверенных прежней практикой действий. Именно она лежит в основе поведенческой готовности исполнителей, их твердого намерения обеспечить достижение поставленной цели.
Таким образом, весь комплекс идеологического и психологического обеспечения решения направлен в конечном счете на формирование у исполнителей уверенности в достижении намеченного и готовности действовать в нужном направлении, на создание человеку возможности поступать со знанием дела и большим желанием. Именно в таких случаях люди готовы преодолевать неизбежные трудности, стойко переносить неудачи, твердо держать избранный курс, не падать духом, если что-либо не удается, а упорно искать пути выхода из самых сложных ситуаций.
Особенно большую энергию готовы проявить потребители будущих результатов решения. Больше того, они способны зарядить своей энергией и поддержать высокую активность исполнителей решения. Вот почему так важно привлекать к исполнительскому процессу как можно больше заинтересованных лиц, потенциальных пользователей будущими результатами выполнения решения. Они создают положительный настрой и внутренние побуждения исполнителей к действию.
2. Материально-техническое (ресурсное) оснащение исполнения решения
Успех реализации решения целиком зависит от умения исполнителей привлечь достаточные средства и максимально полно использовать их возможности. Все необходимые финансовые, материально-технические и людские ресурсы важно подготовить к эффективному применению.
Существует много свидетельств того, что умелых, заинтересованных и добросовестных исполнителей нередко заставляли приступать к выполнению решений без необходимого материально-технического оснащения, без достаточных финансовых средств и при таком качестве и объеме ресурсов, которые не соответствовали предусмотренному в решении. Чаще всего именно нехватка средств для реализации решения вызывается не фактическим их отсутствием, а нераспорядительностью и легкомыслием организаторов исполнения.
Ресурсное оснащение является материальной основой реализации решения, и потому одной из необходимых подготовительных операций является фактическое наделение исполнителей всем комплексом необходимых средств и предусмотренных в решении резервов, а также реальная передача выделенных ресурсов в распоряжение конкретных лиц, полноценное оборудование рабочих мест исполнителей. Это ставит принятое решение на реальную основу, обеспечивает предстоящие действия достаточной материально-технической мощью, гарантирует высокую результативность достижения цели.
Особое внимание следует обращать на подготовку, выделение и сохранение резервов, которые в значительной степени увеличивают возможности исполнения решения и повышают эффективность использования имеющихся средств. Они позволяют производить своевременные перегруппировки ресурсов при изменении обстановки, концентрировать силы и средства на наиболее ответственных и сложных участках, обеспечивать решающий перевес в ключевых местах. Отсутствие или недостаток резервов резко снижает возможности достижения запланированного результата, приводит к малоэффективному использованию имеющихся средств.
3. Организационное построение процесса реализации решения
Выбор исполнителей, назначение конкретных участников процесса, распределение их обязанностей и установление их взаимодействия являются самым трудным делом. Не всех профессионально подготовленных сотрудников могут устроить содержание даваемого им поручения, форма, в которой оно выдается, связанные с ним трудности и неудобства, низкий уровень общественной значимости и т.д. На этом основании многие из них могут выражать явное или тайное неудовольствие, демонстрировать свое непринятие поручения, прилагать силы к тому, чтобы избавиться от него.
Поэтому первым шагом в организационной подготовке реализации решения является уточнение состава и распределение исполнителей по заданиям с учетом их компетентности и желаний. В случаях, когда среди исполнителей возникает недовольство произведенным в решении распределением поручений, для повышения престижности заданий и учета пожеланий исполнителей можно провести их конкурс, чтобы возникшая здесь состязательность продолжалась и в ходе исполнительской деятельности.
Поскольку качество исполнения — это главный рычаг всего процесса реализации решения, то здесь вполне допустимы первые корректировки принятого решения, касающиеся замены ранее назначенных исполнителей другими, имеющими не только профессиональные данные, но ясно выраженное намерение выполнить данную работу наилучшим образом. Сюда входит также выделение исполнителю рабочего места, его достаточное оборудование и освоение самим исполнителем. При необходимости принимаются дополнительные организационные меры, способствующие реализации решения.
Вторым шагом организационной подготовки является информирование каждого исполнителя об общем механизме реализации решения, о месте и времени выполнения задания, закрепленных за ним полномочиях, правах и ответственности, о выделенных средствах и резервах, ожидаемых промежуточных результатах, роли каждого исполнителя в общем процессе достижения конечного результата.
Третьим шагом организационной подготовки выступает инструктирование исполнителей о целях и способах выполнения порученных заданий. Здесь уточняется содержание самого задания и ставятся конкретные задачи перед исполнителями, указываются сроки начала и окончания работы, ее места в достижении общей цели и пункты взаимодействий со смежниками, проверяется наличие выделенных ресурсов и понимание исполнителями своих обязанностей, полномочий и функций, согласуются наилучшие способы и последовательность действий по выполнению задания, устанавливается порядок отчетности и контроля за достижением промежуточных результатов, сообщается система оценки сделанного, а также предусмотренные меры вознаграждения и ответственности исполнителей.
Хорошо известно, что от качества инструктажа во многом зависит качество выполнения заданий. Хорошее его усвоение и умелое выполнение являются надежной гарантией эффективного достижения намеченных результатов, поэтому на необходимые объяснения исполнителям не следует жалеть времени и усилий.
Степень подробности инструктажа зависит от понимания исполнителем своего задания и определяется тем, насколько полно и правильно он усвоил свои функции в реализации решения. Нужно учитывать, что люди разного темперамента требуют различной степени подробности при выдаче задания. В любом случае при инструктаже следует точно согласовывать весь процесс выполнения задания от начала до конца, устанавливать те пункты задания, где требуется точное и неукоснительное выполнение предписанного порядка действий, а где возможно и проявление самостоятельности исполнителей, их собственного решения о методах и последовательности выполнения поручения.
Особое внимание при инструктаже следует уделять началу исполнения (периоду вхождения исполнителей в работу) и концовке исполнения — запланированному результату. Это позволит исполнителям с самого начала действовать со знанием дела, уверенно и с подъемом, точно зная, что от них требуется. Остальные моменты исполнительской деятельности могут разъясняться довольно схематично, без излишних подробностей.
Это имеет определенное психологическое значение, поскольку является выражением доверия к исполнителям, дает им простор для инициативы, самостоятельности, проявления творческих способностей, находчивости и сообразительности. При инструктаже громадное значение имеет выяснение и учет мнения самих сотрудников о возможностях наилучшего выполнения заданий, окончательное согласование с ними принятых к реализации путей, способов и последовательности действий.
В необходимых случаях инструктаж дополняется тренировкой исполнителей для отработки точности выполнения предстоящих операций, обретения навыков выполнения задания. На практике хорошо оправдала себя следующая последовательность проведения тренировки: рассказ — показ — пробные действия исполнителей — совместный разбор этих действий с анализом допущенных ошибок — демонстрация образца исполнения — вновь пробные действия — и так до тех пор, пока необходимые действия не станут привычными и уверенно выполняемыми.
Когда все подготовительные мероприятия по исполнению решения проведены в жизнь, наступает время включения исполнителей в действие. При этом контроль за началом исполнения решения со стороны руководства является обязательным. Он придает процессу авторитет, необходимую организованность, обеспечивает подъем настроения и старательность у тех, кто приступил к реализации намеченного. Сам факт присутствия руководителя при начале исполнения решения способствует появлению у исполнителей чувства повышенной ответственности, придает их действиям собранность и осмотрительность.
Руководители же, со своей стороны, непосредственно на месте получают самую оперативную, достоверную и наглядную информацию о ходе начавшегося процесса выполнения решения, о его особенностях и возникающих трудностях, непредусмотренных обстоятельствах, необходимости корректировки решения и действий исполнителей, о деловых и личных качествах подчиненных.
В случаях ненадлежащего начала реализации решения руководитель может оказывать необходимую помощь исполнителям в достижении первых намеченных рубежей, т.е. обеспечивает уверенное вхождение в нормальный темп работы. В дальнейшем деятельность руководителя сосредоточивается на управлении действиями исполнителей в ходе процесса реализации решения.
Повысить эффективность принимаемых вами решений вы можете получив новые практические навыки при обучении по индивидуальной программе, составив свой учебный план из десятков курсов нашего каталога.
