Автор:
Юлия Валерьевна Cyxoвeршинa, кандидат психологических наук, доцент кафедры социальной психологии Mосковской открытой социальной академии.
Эффективная презентация информации предполагает:
- разностороннее владение темой — достигается сбором информации из разных взаимодополняющих источников и уверенное ее воспроизведение;
- понятное и интересное изложение — достигается с помощью дидактических принципов;
- ясные и красноречивые ответы на вопросы — большинство из них готовится заранее (т.к. в основном вопросы одни и те же).
- использование специальных приемов риторики и красноречия;
- ораторское искусство (умение работать с аудиторией) — всегда является преимуществом. Требует определенной подготовки, а также соблюдения правил и желание учиться.
Дидактические приемы, направленные на улучшение восприятия информации
1. Принцип структурирования. Предлагаемая слушателям информация должна иметь ясную и продуманную внутреннюю структуру. Материал разбивается на:
- Функциональные части — по принципу выполняемых функций. Таких частей должно быть как минимум три: введение, основная часть, заключение. Функция введения — дать представление о содержании выступления, т.е. ответить на вопросы: что именно и как именно мы собираемся делать? о чем говорить? зачем (почему) именно так? Функция основной части — обеспечить усвоение информации. Функция заключения — сформировать целостное представление и выделить направления дальнейших действий (если они требуются.
- Тематические блоки, каждый из которых, в свою очередь, состоит из введения, основной части и заключения.
2. Принцип краткости фразы. Объем оперативной памяти человека ограничен 7+/-2 смысловыми единицами. Существует риск, что длинная фраза останется не понятой. Поэтому желательно излагать материал короткими, не более 9 слов предложениями. Как ни странно, это требование часто вызывает затруднение у начинающих ораторов. Излишняя озабоченность тем, «как Я буду смотреться», «а не сочтут ли меня недостаточно умным», выливается в претенциозные, «умные» и длинные фразы. Рекомендуется в таком случае, все время напоминать себе, что витиеватые предложения с дидактической точки зрения бесполезны, так как их смысл останется не воспринятым.
3. Принцип ключевых фраз. Основные положения — постулаты должны формулироваться всегда одинаково. К основным положениям относятся: любые названия (терминов, законов и т.д.), принципы и допущения, слоганы, лозунги и пр., а также все, что выступающий хотел бы услышать в результате из уст слушателей (например, краткие характеристики продукции, заготовки «правильных» ответов на вопросы и т.д.)
4. Принцип повторения. Все основополагающие постулаты должны повторяться оратором не менее трех раз, желательно не подряд, а в логически выстроенном контексте. Например, при проведении презентации: «Сегодня мы рассмотрим оттеночные средства для волос, которые выпускает наша компания. Мы узнаем, какие средства попадают в группу оттеночных средств для волос и почему, каким образом работают эти средства, какими преимуществами обладают оттеночные средства для волос, в каких случаях рекомендуется их применять. Итак, к оттеночным средствам для волос относятся…»
5. Принцип баланса абстрактного и конкретного. Каждое положение или правило должно сопровождаться конкретным примером. Перегрузка абстрактными тезисами вызывает непонимание и быструю утомляемость. Сигналом этому служат вопросы и реплики: «А как это применяется?», «Приведите пример, пожалуйста», «А вот у меня на практике получается как раз наоборот». Если слишком много конкретного, например, из-за увлечения методикой кейсов, у слушателей может возникнуть ощущение, что к ним это не имеет никакого отношения. В конце выступления они могут пожаловаться: «Одни какие-то байки рассказывали». Поэтому наилучший баланс создает пропорция 1:1.
6. Принцип визуализации. Материал, предоставляемый в форме конкретного примера должен содержать детали, вызывающие зрительные (визуальные) образы в воображении слушателей. Например: «Волосяные чешуйки располагаются как чешуя на рыбе или черепица на крыше — край каждого слоя прикрывает основание предыдущего». Все примеры должны подбираться так, чтобы вызвать яркую визуализацию, что обеспечит им большую вероятность запоминания.
7. Принцип наглядности. Для наглядности используются: образцы продукции, рекламные материалы, рисунки и надписи на доске и, наконец, как наиболее эффективный вариант — профессиональные макеты и демонстрационные материалы, развешанные сразу и на весь временной период выступления.
Правила работы с аудиторией
Правило № 1. Спонтанная речь
Устная и письменная речь — разные психические процессы, точно так же как чтение и слуховое восприятие. Прекрасно написанный текст может совсем не восприниматься на слух. На слух хорошо воспринимается то, что произносится спонтанно. И наоборот, стенограмма интересного выступления зачастую разочаровывает при прочтении. Процесс формирования речи похож на игру на органе: произносится фраза, одновременно формируется следующая. Разумеется, произвольно этого сделать нельзя. Если вмешаться в процесс формирования речи, пытаясь сочинять и «улучшать» фразы на ходу, сразу исчезнет плавность, возникнут паузы, которые могут заполняться словами-паразитами («вот», «значит») или просто звуками (а-а, э-э). То же самое происходит, если человек не помнит, что он хотел сказать или пытается подглядывать в написанный текст. Игнорирование этого запрета, выход к аудитории «с бумажкой» снизят эффективность и успешность вашего выступления.
Правило № 2. Простота
Как бы ни был велик соблазн продемонстрировать свой высокий интеллектуальный уровень, оратор не должен делать этого на запланированном заранее выступлении. Сложности вызывают непонимание и раздражение. Изложение должно быть логичным, конкретным, ясным и понятным. Предложения не должны быть длинными. Использование терминов сводится до минимума. Если термин используется, то его значение сразу разъясняется. «Строгую» наукообразность, академизм и изыски формулировок лучше приберечь для коллег, например, в виде статьи или доклада на конференции.
Правило № 3. Гибкость
Аудитории бывают разные, и даже одна и та же аудитория подвержена изменениям: люди могут устать, быть чем-то озабочены, торопиться и т.д. Заранее предусмотреть все нюансы невозможно, можно только перестраиваться в процессе выступления. Отсутствие готового текста — большая свобода для маневра. Удручающую картину являет собой докладчик, «абстрагировавшийся» от слушателей и с упорством, достойным лучшего применения, декламирующий приготовленные заранее фразы с шаблонными интонациями.
Правило № 4. Уверенность в себе
Не нужно волноваться о том, что люди подумают о вас, не нужно стараться «правильно» себя вести. Главное, относиться к публичному выступлению без драматизма. Публичное выступление не требует сверхусилий, это просто работа, которую нужно спокойно выполнять.
Волнение во время публичного выступления возникает только при отсутствии опыта (как в любой другой деятельности), со временем появится привычка и волнение пройдет. Тем, кому трудно в это поверить, рекомендуется вспомнить обычную школьную учительницу: Выглядит ли она на уроках взволнованной, дрожит ли у нее голос? А вот, у молоденькой практикантки голос может дрожать.
Правило № 5. Экспромт — заранее
Всегда полезно иметь заготовки интересных фраз, сюжетов, метафор. Можно даже создать «тезаурус красноречия» — папку с интересными историями и красивыми фразами, например, для переговоров с заказчиком, крупными клиентами и т.д. Тезаурус должен быть достаточно большим, так как мало кому понравился слушать одно и то же по нескольку раз.
Правило № 6. Искренность
Наивно думать, что аудиторию легко обмануть относительно того, что выступающий думает и чувствует на самом деле. Наивно считать, что слушатель глупее, что он слепой или бесчувственный. Он такой же живой, взрослый и образованный человек, с похожими чувствами и проблемами. Он будет возмущен, если поймет, что его пытаются обманывать. И наоборот, он простит ошибки и волнение, терпеливо выслушает все, что ему вознамерились сказать, если поделиться с ним своими настоящими мыслями и чувствами.
Правило № 7. Удовольствие
Публичное выступление может доставлять радость, как выступающему, так и слушателям. Нужно помнить, что этот процесс симметричный, и заставить слушателей относится позитивно к вашему выступлению можно только в том случае, если вы ведете с ними себя искренне. Самопрезентация означает умение управлять впечатлением о себе. Если речь идет о деловой самопрезентации, исходным пунктом будет понимание целесообразности. Необходимо, прежде всего, ответить на вопросы: зачем; с какой целью проводится работа по созданию впечатления? Ответ определит цели и задачи самопрезентации. Навык самопрезентации сродни навыку актерского мастерства. Например, весьма эффективной является «работа из образа», предложенная К. Станиславским. Попробуйте выбрать образ (образец) самопрезентации и далее его «воплощать». Образцом может стать реальный человек, обладающий нужными чертами, некий социальный собирательный образ или даже художественный персонаж.
Полный свод современных технологий подготовки и проведения публичных выступлений изучается в курсе «Искусство деловой презентации» . Овладеть доходчивым, впечатляющим и воздействующим живым словом вы можете изучив курс «Ораторское мастерство и искусство речи». Желающим расширить свои познания в этой и смежных областях рекомендуем обучение по индивидуальной программе, с возможностью составления своего учебного плана из десятков психологических и управленческих курсов нашего каталога.
