Автор:
Aнaтoлий Дмитpиeвич Никифopoв, доктор технических наук, профессор, академик РАПК, заведующий кафедрой технологий машиностроения и материаловедения ГOУ ВПO «Московский государственный университет инженepной экoлогии».
Набор взаимосвязанных ресурсов и работ, благодаря которым входные воздействия преобразуются в выходные результаты, относят к
процессам. Процессы управления проектом группируются по их соответствию друг другу; например, все связанные со сроками процессы включаются в одну группу.
Существуют десять групп процессов управления проектом. Первая группа представляет процесс установления стратегии, который узаконивает проект и дает ему направление. Вторая группа охватывает управление взаимосвязями процессов. Остальные восемь групп — это процессы, связанные с проектным заданием, сроками, затратами, ресурсами, кадрами, информационными потоками, риском и материально-техническим снабжением.
1. Процесс выработки стратегии. Этот процесс предусматривает установление направления, согласно которому организуется и ведется реализация других процессов проекта.
При установлении направления проекта следует руководствоваться следующими концепциями, которые существенны для достижения качества в управлении проектом:
- высшая цель — удовлетворение заявленных и подразумеваемых потребностей заказчика и других участников;
- выполнение проекта как набора запланированных и взаимоувязанных процессов;
- сфокусированность на качестве процессов и продукта — необходимое условие соответствия целям проекта;
- ответственность руководителей за создание благоприятной среды в отношении качества;
- ответственность руководителей за непрерывное улучшение.
Достижение качества в процессе выработки стратегии зависит от гарантии того, что упомянутые концепции учтены во всех процессах.
2. Процессы управления взаимосвязями. Проекты состоят из процессов, и действия в одном из них обычно влияют на другие процессы. Общее управление взаимосвязями процессов проекта лежит на менеджере проекта. К процессам управления взаимосвязями относятся:
- учреждение проекта и разработка плана проекта: оценивание требований заказчика и других участников, подготовка плана проекта и инициирование других процессов;
- менеджмент взаимодействия: управление взаимодействием на протяжении всего проекта;
- менеджмент изменений и конфигурации: предвидение изменений и управление ими в ходе всех процессов;
- закрытие проекта: завершение процессов и получение обратной связи.
3. Процессы, связанные с проектным заданием. Проектное задание включает описание продукта проекта, его характеристики и то, как они должны измеряться или оцениваться. Назначение этих процессов:
- перевести требования заказчика и других участников на язык работ, которые надо выполнять, чтобы достичь целей проекта, и организовать эти работы;
- гарантировать, что при реализации упомянутых работ люди работают в рамках проектного задания;
- обеспечить, чтобы работы, выполняемые по проекту, удовлетворяли требованиям, описанным в проектном задании.
С проектным заданием связаны следующие процессы:
- разработка концепции: определение в общих чертах, что должен делать проектируемый продукт;
- разработка самого проектного задания и требований по контролю: документирование характеристик проектируемого продукта в измеряемых параметрах и ведение контроля за ними;
- определение работ: выявление и документирование работ и этапов, необходимых для достижения целей проекта;
- контроль за выполнением работ: проведение проверок реально выполненной в рамках проекта работы.
4. Процессы, связанные со сроками. Назначение этих процессов — определить соподчиненность и длительность работ, а также гарантировать своевременное завершение проекта. Эти процессы включают:
- планирование соподчиненности работ: выявление взаимосвязей и логических взаимодействий, а также соподчиненности работ по проекту;
- оценку длительности: оценивание длительности каждой работы, исходя из конкретных условий и требуемых ресурсов;
- разработку календарного графика выполнения проекта: взаимоувязку сроков проекта, соподчиненности работ и их длительности с тем, чтобы получить основу для разработки детализированных календарных графиков;
- контроль за выполнением графиков: проведение контроля за реализацией работ по проекту с целью убедиться, что график выдерживается, или принятие адекватных мер для ликвидации отставания.
5. Процессы, связанные с затратами. Назначение этих процессов — прогнозировать и управлять затратами на проект, а также гарантировать завершение проекта в пределах бюджетных ограничений. Эти процессы включают:
- оценивание затрат: определение оценок затрат на проект;
- составление бюджета: использование результатов оценивания затрат для подготовки бюджета (сметы) проекта;
- контроль за затратами: проведение контроля затрат и отклонений от бюджета проекта.
6. Процессы, связанные с ресурсами. Их назначение — планировать и контролировать ресурсы. Они помогают выявить любые возможные проблемы, связанные с ресурсами. Примеры ресурсов: программное обеспечение, оборудование, производственные мощности, финансы, информационные системы, материалы, кадры, услуги и помещение. Эти процессы включают:
- планирование ресурсов: выявление необходимости в ресурсах; оценивание, составление календарных графиков и выделение соответствующих ресурсов;
- контроль за ресурсами: сравнение реального расхода с планами выделения ресурсов и принятие соответствующих мер, если это необходимо.
7. Процессы, связанные с персоналом. Люди определяют качество и успех проекта. Процессы, связанные с персоналом, призваны создавать такую атмосферу, где люди могут вносить в проект свой вклад рационально и эффективно. Эти процессы включают:
- определение организационной структуры проекта. В ходе этого процесса организационная структура «выкраивается» в соответствии с потребностями конкретного проекта; выявляются «роли» по проекту и определяются полномочия и обязанности;
- выделение штата: отбор и назначение в достаточном количестве персонала, обладающего надлежащей квалификацией, способной удовлетворить потребности проекта;
- развитие командной работы: развитие индивидуальных и коллективных навыков и способностей, направленное на улучшение характеристик проекта.
8. Процессы, связанные с распространением информации. Назначение этих процессов — облегчить обмен необходимой для выполнения проекта информацией. Они обеспечивают своевременные и надлежащие создание, сбор, распространение, хранение и конечное изъятие информации по проекту. Это следующие процессы:
- планирование информационных потоков: планирование систем информации и связи по проекту;
- управление информацией: предоставление необходимой информации членам проектной организации и другим участникам;
- контроль за распространением информации: проведение контроля в соответствии с запланированной системой связи.
9. Процессы, связанные с рисками. Управление рисками проекта имеет дело с неопределенностями по всему проекту и требует структурированного подхода. Назначение связанных с рисками процессов — минимизировать воздействие потенциальных негативных событий и полностью использовать положительные возможности для улучшения. В настоящем международном стандарте термин «риск» охватывает оба этих аспекта. Риски сопряжены либо с процессами проекта, либо с продуктом проекта. К процессам, связанным с рисками, относятся:
- выявление рисков — определение рисков в проекте;
- оценка рисков — оценивание вероятности появления рисковых событий и их воздействия на проект;
- развитие реакции на риски — разработка планов реагирования на риски;
- контроль за рисками — реализация и обновление рисковых планов.
Особенно важно, чтобы эти процессы и их выходные данные были
задокументированы.
Следует выявлять риски в проекте и продукте, а также средства, позволяющие определить, когда приемлемые уровни рисков превышены. Следует использовать опыт и накопленные данные в прежних проектах. Выявление риска должно производиться при открытии проекта, на этапах оценок хода выполнения проекта и в других случаях, когда принимаются значимые решения.
При идентификации риска следует рассматривать риски не только по затратам, срокам и продукту, но и в таких областях, как защищенность, надежность, профессиональная ответственность, информационная технология, безопасность, здоровье и окружающая среда, учитывая требования соответствующих действующих и ожидаемых постановлений государственных или регулирующих органов.
После выявления риска и установления необходимости иметь план мероприятий на случай наступления рискового события следует удостовериться в том, что реализация плана не вызовет никаких нежелательных эффектов. Сознательно принятые риски должны быть расписаны в документах вместе с обоснованием причин их принятия.
10. Процессы, связанные с материально-техническим снабжением. Эти процессы имеют дело с закупкой, приобретением или поставкой продукта для проекта. Со снабжением связаны следующие процессы:
- планирование закупок и контроль: выявление того, что и когда нужно закупить, и введение контроля за этим;
- документирование требований: сведение воедино коммерческих условий и технических требований;
- оценка субподрядчиков: оценивание субподрядчиков и определение тех из них, которых следует пригласить к тендеру (на торги);
- заключение субподрядов: рассылка приглашений на торги, оценка результатов торгов, переговоры, подготовка и размещение субподряда;
- контроль за выполнением контракта: обеспечение уверенности в том, что показатели работы субподрядчиков отвечают контрактным требованиям.
Изучить навыки формирования команды и управления взаимоотношениями внутри рабочей группы вы можете с помощью курсов «Командообразование (тимбилдинг)» и «Лидерство». В курсе «Управление проектами» рассмотрены несколько десятков готовых шаблонов структур разбиения работ для различных проектов: как отраслевых, так и корпоративных. Все они представлены с российской локализацией. Эти и любые другие курсы вы можете изучить при обучении по индивидуальной программе.
