Автор:
Bлaдиcлaв Aнaтoльeвич Гaгapcкий, независимый кoнcyльтaнт по упpaвлению, экcперт в области оптимизации и регламентации бизнес-процессов и анализа издержек, преподаватель программы МВА АНХ при Правительстве РФ.
Общий алгоритм разработки (или совершенствования) новой системы управления заключается в выполнении перечисленных далее шагов:
- Диагностика существующей системы управления.
- Проектирование новой системы управления.
- Верификация и предварительное согласование проекта.
- Детальная проработка нового проекта.
- Внедрение новой системы управления.
Краткие описания каждого из этапов работы приведены в таблице 1.
Осуществление организационных преобразований — это, пожалуй, наиболее критичная стадия всего процесса, потому что именно в грамотном внедрении новой организационной структуры заключается успех мероприятия. Конечно, любую самую передовую идею способна загубить ее плохая реализация.
Таблица 1. Этапы проектирования новой системы управления компанией
| № п/п | Этап | Перечень основных действий | Документальный результат |
| 1 | Диагностика существующей системы управления | Проведение диагностики организационной структуры и бизнес-процессов. Выявление проблем, стоящих перед компанией. Выработка рекомендаций по устранению проблем | Отчет о диагностике системы управления |
| 2 | Проектирование новой системы управления | Разработка решений по реализации рекомендаций. Формирование новой организационно-функциональной модели компании | Организационно-функциональная модель компании |
| 3 | Верификация и предварительное согласование проекта | Экспертиза организационно-функциональной модели на соответствие заявленным требованиям. Обоснование выбора альтернативного варианта системы управления. Согласование с заказчиком | Утвержденный проект системы управления |
| 4 | Детальная проработка проекта | Разработка детального плана реализации проекта Разработка пакета организационно-нормативных документов: положения о системе управления; положения о подразделениях; регламентов; должностных инструкций | План реализации проекта Пакет организационно-нормативных документов (положения, регламенты, инструкции) |
| 5 | Внедрение новой системы управления | Реализация мероприятий согласно плану внедрения новой системы управления | Организационно-распорядительные документы |
Существует ряд принципов, опираясь на которые можно эффективно и качественно провести процесс организационных преобразований.
- Воля руководства к проведению изменений. Как показывает практика, для успешной реализации организационных изменений в компании необходимо деятельное участие высших должностных лиц. Без их прямой заинтересованности в результатах дело не сдвинется с места.
- Внешняя и внутренняя PR-кампания. Большинство людей изменения воспринимают негативно, во всяком случае, вначале, это известный психологический факт. Поэтому необходимо провести большую разъяснительную работу среди персонала, чтобы показать положительные моменты организационных изменений, а также пресечь в корне зарождающиеся слухи. Кроме того, если организационные изменения касаются подразделений, которые имеют контакты с контрагентами компании, необходимо оповестить о соответствующих изменениях и их.
- Обучение персонала. Если организационные изменения связаны с изменением функций или порядка взаимодействия сотрудников (а как правило, так и происходит), необходимо заранее провести обучение персонала работе в новых условиях. Нужно обновить или создать заново соответствующие должностные инструкции и регламенты работы, провести тренинги по работе в новых условиях, при необходимости — провести профессиональную подготовку.
- Последовательность в реализации изменений. Бывает, что проекты совершенствования организационной структуры организации не доводятся до конца по каким-либо причинам: нехватка ресурсов, недовольство персонала, принятие «половинчатых» решений и т. п. Однако по сути такая ситуация означает провал проекта, поскольку результат так и не будет достигнут. Пропасть нельзя перепрыгнуть на 99%.
Организация проекта внедрения новой системы управления
Внедрение новой системы управления выполняется согласно заранее разработанному плану внедрения, который содержит в себе:
- состав работ и их взаимосвязь;
- сроки выполнения проекта в целом и сроки выполнения промежуточных работ;
- перечень ответственных за выполнение работ в проекте;
- ресурсы, необходимые для выполнения всех работ.
План организационных преобразований обычно состоит из трех блоков:
- корпоративные мероприятия;
- организационные мероприятия;
- кадровые мероприятия.
Корпоративные мероприятия связаны с проведением изменений в структуре капитала и собственности: проведение советов директоров и общих собраний акционеров, внесение изменения в устав общества и т. д.
Организационные мероприятия — это подготовка компании к осуществлению хозяйственной деятельности в новых условиях: покупка/продажа/аренда объектов основных средств, подготовка инфраструктуры и рабочих мест, заключение/расторжение договоров с контрагентами, разработка/изменение организационно-нормативной документации и т. д.
Кадровые мероприятия — это подбор/увольнение/перевод персонала, своевременное уведомление об изменении существенных условий труда, заключение новых трудовых контрактов, организация обучения и/или профессиональной переподготовки и т. д.
Типичные проблемы внедрения новой системы управления и методы их устранения
Существует несколько типичных проблем, с которыми сталкивались все компании, проводившие ту или иную реорганизацию деятельности.
1. Отрицательное восприятие перемен персоналом: сотрудники не любят оптимальные процессы, поскольку они усиливают их эксплуатацию. Причем даже если это не так, действует инстинктивное правило человеческой психики — на всякий случай опасаться всего неизвестного.
Решение: проведение PR-кампании среди персонала; пересмотр системы мотивации персонала; проведение обучения персонала.
2. Период организационной неразберихи: отсутствие информации о том, кто, что и как должен делать и за что отвечать. Далеко не все люди в такой ситуации способны взять на себя ответственность и принимать решения. Последствия такой ситуации очевидны — работа просто застопоривается.
Решение: своевременная подготовка регламентирующих документов и ознакомление с ними персонала; проведение обучающих тренингов для персонала.
3. Наличие «священных коров» в организации, трогать которых опасно. В некоторых организациях есть должности — синекуры, на которые принимают, что называется, «своих» людей. Например, на должность могут пристроить сына или племянника крупного заказчика компании (как ответную любезность за поступление заказов). Но с точки зрения выполнения прямых должностных обязанностей пользы от человека может не быть вообще.
Решение: принципиальность в проведении внедрения; полная поддержка внедрения со стороны топ-менеджмента.
4. Отсутствие или неподготовленность технической и/или информационной базы для работы в новых условиях. В управляющей компании одного крупного холдинга приняли решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрили ее чисто административными методами: издали приказ, что с такого-то числа все документы будут приниматься только через эту систему. Одна беда — система была еще «сырая», и в результате пару месяцев в работе компании была полная неразбериха в плане документооборота.
Решение: своевременная подготовка технической и информационной базы.
5. Борьба среди высшего менеджмента за полномочия и сферы влияния. При этом «перетягивание одеяла» на себя вызывает перекос в системе управления компании в целом. Кроме того, менеджеры вынуждены тратить свои усилия не на свои прямые обязанности, а на политические интриги.
Решение: принципиальная позиция высшего руководства, проведение командообразования.
Излишние затраты возникают в несбалансированно выстроенных системах управления из-за:
- дублирования функций в структуре управления;
- неправильного разграничения сфер ответственности высшего менеджмента;
- несбалансированного сорсинга;
- несоответствия типа организационной структуры и характера деятельности компании, а также уровня ее развития.
Для совершенствования организационной структуры необходимо применять следующие оптимизационные приемы:
- устранение явных ошибок в организационной структуре: дублирование функций в различных подразделениях, несоблюдение нормы управляемости, наличие несвойственных функций в функциональных блоках и т. п.;
- построение так называемого баланса сорсинга организации. Проще говоря, это выстраивание оптимального соотношения между функциями, выполняемыми собственными подразделениями, и работами и услугами, закупаемыми на стороне;
- централизация либо децентрализация функций управления в каждом из направлений деятельности компании;
- изменение типа организационной структуры в соответствии с потребностями бизнеса.
Общий алгоритм разработки (или совершенствования) новой системы управления заключается в выполнении следующих шагов:
- диагностика существующей системы управления;
- проектирование новой системы управления;
- верификация и предварительное согласование проекта;
- детальная проработка нового проекта;
- внедрение новой системы управления.
Для успеха внедрения новой системы управления необходимо руководствоваться следующими принципами:
- воля руководства к проведению изменений;
- внешняя и внутренняя PR-кампания;
- обучение персонала;
- последовательность в реализации изменений.
Организация процессов выполнения решений на стратегическом и тактическом уровне изучается в курсе «Разработка и принятие управленческих решений». Методы реализации стратегий вы можете изучить в курсе «Стратегический менеджмент». При обучении по индивидуальной программе, при помощи опытного куратора, вы можете проанализировать свои навыки, соотнести их со своими целями и составить индивидуальный учебный план из любых курсов нашего каталога.
