Автор: Bлaдимиp Павлович Caвчyк, кандидат физико-математических наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий в бизнесе Одесского государственного политехнического университета.

Процесс управления на предприятии обычно рассматривается как последовательное выполнение четырех управленческих функций: планирование, организация, мотивация, контроль. Структура этого процесса в той или иной мере присутствует на любом предприятии, даже если оно не заботится о формальном соблюдении каждой отдельной компоненты.

Трудоемкость обеспечения эффективного функционирования данной системы постоянно возрастает. Это связано с усложнением и повышением динамизма внешней и внутренней среды предприятия. Именно поэтому предприятиям необходимо совершенствовать системы обеспечения достоверной информацией процесса принятия текущих управленческих решений.

Управленческий учет на предприятии необходим не сам по себе, а служит цели обоснования управленческих решений менеджерами всех уровней, оперативно предоставляя полную и достоверную информацию. Сфера применения управленческого учета — это планирование и контроль.

Основные требования, предъявляемые к системе управленческого учета и отчетности, сводятся к следующему:

краткость — информация должна быть четкой и не содержать ничего лишнего;
точность — информация должна быть свободна от ошибок, не должна содержать подтасовок;
оперативность — информация должна быть готова и доступна к тому времени, когда в ней возникает потребность;
сопоставимость — информация должна быть сопоставимой по времени и по подразделениям;
целесообразность — информация должна подходить для той цели, для которой она подготовлена;
рентабельность — подготовка информации должна стоить меньше выгод от ее использования;
нетенденциозность — информация не должна быть предвзятой;
адресность — информация должна быть доведена до ответственного исполнителя, и при этом должна соблюдаться конфиденциальность.

Структурно систему управленческого учета можно представить в виде двух целевых блоков:

учет текущего состояния ресурсов и задолженностей предприятия;
учет издержек.

Фундаментальной частью системы управленческого учета является учет издержек и управление ими в процессе производства и реализации продукции. Необходимо подчеркнуть, что не существует некоторого общепринятого стандарта управленческого учета.

Каждое предприятие должно само для себя сначала спроектировать, а затем и разработать систему, которая была бы наиболее удобной для целей оперативною принятия решений. Эта система должна обеспечить:

знание того, где, когда и в каких объемах расходуются ресурсы предприятия;
прогноз того, где, для чего и в каких объемах необходимы дополнительные материальные и финансовые ресурсы;
максимально высокий уровень отдачи от использования ресурсов.

Основные преимущества эффективной системы управленческого учета.

производство конкурентоспособной продукции за счет более низких издержек и, следовательно, более низких цен;
наличие качественной и реальной информации о себестоимости отдельных видов продукции и их позиции на рынке по сравнению с продуктами других производителей;
возможность использования гибкого ценообразования;
предоставление объективных данных для составления бюджета предприятия;
возможность оценки каждого подразделения предприятия с финансовой точки зрения.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: АВС как система учета затрат

В настоящее время существует большое число стандартизованных систем, которые более или менее комплексно решают проблему управления издержками в составе более общей системы управления предприятием.

Система управленческого учета текущего состояния ресурсов и задолженностей предприятия

Общее представление о системе учета и отчетности ресурсов предприятия дают следующие три положения, которые сформулированы в конструктивном стиле.

Занимаясь основной деятельностью, предприятие регистрирует все события в специальных журналах учета хозяйственной деятельности.
Через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) по данным журналов по направлениям деятельности составляются отчеты, в которых показана информация, относящаяся к данному направлению.
Регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) для высшего руководства составляются сводные отчеты, куда включается наиболее существенная информация из отчетов о хозяйственной деятельности.

Уже на первых этапах система управленческого учета и отчетности должна отсеивать лишнюю и ненужную информацию, а для этого требуется четкое определение, какая информация требуется для управления. Сам процесс отсеивания и упорядочения отличает исходные данные от информации, пригодной для принятия управленческих решений.

Рассмотрим примерную структуру системы управленческого учета и отчетности. В этой системе использованы два базовых понятия:

Сводка, или журнал регистрации — это документ (база данных), в котором отражаются все текущие изменения в состоянии соответствующего ресурса.

Отчет — это документ, в котором фиксируется состояние соответствующей сводки на определенный момент времени, например, на начало каждого месяца (или недели).

Система управленческого учета и отчетности должна охватывать все стороны деятельности предприятия, предоставляя менеджерам необходимую для управления информацию. Именно этим обстоятельством продиктован приводимый ниже перечень основных структурных составляющих системы:

сводки и отчеты о продажах;
сводки и отчеты о закупках;
сводки и отчеты о дебиторской задолженности (отдельно указывается просроченная задолженность);
сводки и отчеты о кредиторской задолженности;
сводки и отчеты о запасах готовой продукции;
сводки и отчеты о незавершенном производстве;
сводки и отчеты о запасах сырья и комплектующих;
сводки и отчеты о произведенной продукции;
сводки и отчеты о бартерных сделках;
сводный отчет;
отчет о движении денежных средств;
отчет о прибыли;
баланс.

Важно отметить, что предприятие разрабатывает форматы этих документов для себя, т. е. руководствуясь соображениями наибольшего удобства и учитывая принятые на предприятии и зарекомендовавшие себя процедуры взаимоотношения по получению и обмену информацией.

Стратегия использования системы управленческого учета и отчетности такова, что:

сводки (журналы регистрации) фиксируют состояние деятельности предприятия и регистрируют основные показатели этой деятельности в некоторых достаточно лаконичных числовых данных;
отчеты фиксируют некоторые промежуточные итоги деятельности по отдельно взятым направлениям (например, состояние товарно-материальных запасов) и служат основой для принятия оперативных решений;
сводные отчеты представляют комплексную информацию о результатах деятельности предприятия сразу по всем направлениям, и поэтому они служат основой для принятия стратегических решений высшим руководством предприятия.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Внешние и внутренние источники финансирования бизнеса

Система учета издержек должна давать руководству точную, достоверную и оперативную информацию о расходовании ресурсов. Кроме общих сумм израсходованных ресурсов, хорошая система управления издержками отражает причинно-следственные связи между различными статьями издержек и отдельными бизнес-процессами предприятия.

Система учета издержек предприятия

Учет издержек базируется на концепции «центров затрат — центров прибыли». Центрами затрат в данном случае называются все организационно выделенные подразделения предприятия, по которым ведется учет затрат.

Центры прибыли — это центры затрат, которые производят товарную продукцию. В течение периода затраты накапливаются на счетах центров затрат, а в конце периода осуществляется процедура пересчета (переноса) издержек. В конце пересчета все издержки должны быть отнесены на конкретный вид (или группу) товарной продукции.

Идеальной схемой учета издержек является схема, когда учет издержек ведется по основным бизнес-процессам предприятия. Функциональная организационная структура предприятия дает возможность увязать каждое подразделение с определенной функцией, что позволяет вести учет затрат по каждому подразделению и одновременно по каждому бизнес-процессу, выделив его в качестве центра затрат.

Информация об издержках должна не только давать представление об общем уровне затрат и общей прибыльности или убыточности деятельности всего предприятия, но и позволять анализировать и сравнивать отдельные виды продукции/услуг, отдельные подразделения (и соответственно менеджеров), отдельные виды деятельности (операции/работы) и потребление отдельных видов ресурсов.

Для этого требуется учитывать, накапливать, анализировать и планировать издержки на достаточно подробном уровне. Чем подробнее уровень учета и анализа всех издержек, тем точнее могут быть получены результаты, но тем дороже это обходится пользователю.

Если учет издержек организован и ведется достаточно подробно, он также обеспечивает руководство предприятия статистикой, отражающей деятельность предприятия не в стоимостных, а в натуральных показателях, позволяя сопоставлять данные за длительные промежутки времени, независимо от изменений цен. Наличие подобной статистики также резко улучшает качество плановых показателей затрат и качество планирования в целом, что является необходимой предпосылкой для эффективного бюджетирования.

Точная информация о размере каждого вида издержек и о факторах, определивших размер таких издержек, позволяет руководству предприятия сконцентрироваться на причинах возникновения издержек и на снижении издержек путем влияния на причины их возникновения.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Оперативный контроллинг бюджета: выявление и оценка отклонений

Программа преобразования действующей в настоящее время на предприятии системы учета издержек включает в себя следующее:

разработка четырех справочников для классификации затрат но работам, ресурсам, местам возникновения затрат (МВЗ) и объектам затрат (ОЗ) с учетом особенностей организационной и производственной структуры предприятия;
адаптация плана бухгалтерских и аналитических счетов под разработанные справочники;
определение базовых параметров для групп косвенных затрат, по которым имеется неопределенность в ОЗ или МВЗ;
определение процедур пересчета накопленных затрат по итогам отчетного периода с целью определения полной себестоимости товарной продукции и определения финансового результата;
разработка структуры данных об издержках и основ документооборота с целью автоматизации процесса учета и анализа издержек;
разработка требований к информационной системе и рекомендаций по настройке любой информационной системы для адаптации ее к предложенной методике учета и анализа издержек.

Наиболее целесообразным способом создания системы учета издержек является моделирование этой системы в среде некоторой системы управления. В этой связи предполагается произвести подробную классификацию основных видов издержек с учетом культуры существующей системы управленческого учета на предприятии.

После того как высшее руководство или собственник предприятия примет решение о том, какая система будет использована для управления заводом, следует смоделировать систему учета издержек, которая будет служить базой данных для расчета себестоимости и проведения CVP-анализа (Cost Value Profit – затраты, объем, прибыль). Кроме того, эта система будет являться информативной основой для управления издержками.

В заключение отметим, что управленческий учет не является самоцелью, а служит средством для достижения успеха в бизнесе. Следовательно, не должно существовать таких понятий, как хорошая учетная практика и плохая учетная практика. О методах и системах учета следует судить в свете их влияния на успех предприятия.