Автор:
Ольга Дмитриевна Kaвepинa, кандидат экономических наук, доцент кафедры статистики, учета и аудита Санкт-Петербургского государственного университета.
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
- повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
- повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).
Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.
Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.
Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.
Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:
- Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
- Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
- Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
- Шаг 4. Оптимизация документооборота.
- Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).
Предпроектное обследование
Задачами первого шага — описание предприятия — являются
определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.
При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.
В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.
Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться
без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.
Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую
последовательность работ:
- построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;
- построение схем их взаимосвязей;
- сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;
- их систематизация в альбомы;
- описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);
- построение тематических и сводных схем документооборота;
- проведение логического и реквизитного анализа документов;
- анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;
- выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);
- разработка предложений по устранению дублирования информации;
- разработка предложений по унификации документов;
- разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;
- разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;
- разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.
При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.
Учетные точки.
Во-первых, вы определяете
субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.
Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».
Альбомы и описания документов. Важный шаг — создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.
При проведении работ по оптимизации документооборота
воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения — «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.
При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие:
описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.
Локальные и общие схемы документооборота.
После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос —
сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?
Тематический анализ и оптимизация документооборота
Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя
анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.
Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется
проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны
рекомендации по объединению журналов:
- При оптимизации документооборота следует
привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений. - Наглядное представление об излишних функциях дают
функциограммы, они также способствуют преобразованиям. - Завершает работы по проектированию создание
стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента. - При оптимизации документооборота предпочтителен
комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.
Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Навыки управления документами и деловыми процессами изучаются в курсе «Управление проектами». Полностью практику делопроизводства и документационного менеджмента вы можете изучить в курсе «Делопроизводство и деловая переписка» при обучении по индивидуальной программе.
