Завоевание доверия и уважения в группе

Кимберли Хелдман (Kimberly Heldman), сертифицированный специалист по управлению проектами, CIO правительства штата Колорадо (США). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Существуют несколько способов завоевания доверия и уважения членов группы. Одно из преимуществ такого отношения коллектива заключается в мотивации. Группа, уважающая своего руководителя, всегда имеет дополнительный стимул работать с максимальной отдачей. Рассмотрим некоторые тактические приемы.

1. Всегда выполняйте то, о чем говорите.

Наверное, вы много раз слышали об этом, но повторить не мешает. Ничто не позволит вам так быстро завоевать доверие и уважение, как выполнение своих обещаний. Если вы забывчивый человек, записывайте свои обещания. Сделайте заметку в календаре или ежедневнике, специально выделите время на выполнение обещанного. Это тесно связано с доведением любого дела до конца. Если к вам обращаются по какому-либо вопросу и вы соглашаетесь заняться этим вопросом — так и сделайте.

2. Руководите собственным примером. Члены группы сознательно или бессознательно имитируют ваше поведение. Действуйте так, как вы хотели бы, чтобы действовали члены группы.

3. Взаимодействие и еще раз взаимодействие.

Хорошо налаженные коммуникации является основополагающим навыком управления рабочей группой и проектами в целом. Овладев качественными навыками взаимодействия, вы сможете добиться успеха в осуществлении проектов практически в любой области. Нам знакомы менеджеры проектов, которые успешно реализовывали многомиллионные проекты в областях, где они не имели почти никакого технологического или практического опыта. Основным фактором успеха являлась именно их способность осуществлять эффективную коммуникацию, взаимодействовать с членами проектной группы и управлять самим проектом. Менеджер проекта не должен быть одновременно ведущим техническим специалистом. В его обязанности входит управление и эффективная реализация проекта. В проектную группу всегда входят специалисты по техническим вопросам, которые помогают в оценке и определении конкретных практических задач. Обеспечьте постоянное и регулярное взаимодействие со всеми членами группы, особенно с техническими экспертами. Потребуйте у них периодически предоставлять вам уточненную информацию по профилирующим вопросам и контролируйте исполнение задач. Эффективная коммуникация и взаимодействие с членами проектной группы гарантируют успех проекта.

Поскольку основу основ работы менеджера проекта составляют профессиональные межличностные коммуникации, занимающие до 90 процентов его времени, одним из главнейших навыком менеджера является именно профессиональная коммуникация. Обратите внимание на следующие способы организации эффективного взаимодействия.

• Передавайте нужную информацию нужным людям в нужное время. Бесполезная информация распыляет внимание; если она не нужна получателю, то она превращается в шум или мусор, засоряющий рабочее пространство.

• Соблюдайте правила этикета электронной почты. Сообщения должны быть краткими и лаконичными. Отправляйте письма только тем сотрудникам, которые действительно должны знать их содержание.

• Перефразируйте смысл высказывания говорящего своими словами. Это даст вашему собеседнику понять, что вы действительно внимательно слушаете и заинтересованы в правильном понимании содержания информации.

• Задавайте уточняющие вопросы. Это убедит говорящего в том, что его сообщение услышано, но вам необходима дополнительная информация для полного понимания сути сообщения. Такой способ очень полезен для прояснения сказанного.

• Соблюдайте правила этикета голосовой почты. Оставляйте краткие и содержательные сообщения. Четко произносите слова и дважды повторите номер своего телефона, чтобы адресату не приходилось по нескольку раз прослушивать ваше сообщение.

• Устраняйте шумы и помехи. Шум отвлекает и может отрицательно сказаться на текущем взаимодействии. Сосредоточьте все внимание на человеке, с которым вы общаетесь в данный момент, и не отвлекайтесь на посторонние раздражители.

• Пользуйтесь методом активного слушания. Активное слушание предполагает зрительный контакт, знаки того, что вы внимательно и заинтересованно слушаете, а также уточняющие вопросы и наблюдение за невербальным поведением говорящего.

• Формулируйте сообщения точно и по существу. Избегайте технического профессионального жаргона и подробностей. Для обеспечения ясности и убедительности используйте следующий метод публичных выступлений: начните с общей формулировки того, что вы хотите сказать аудитории, затем скажите это и в конце кратко сформулируйте то, что вы только что сказали.

• Комбинируйте методы взаимодействия. При выступлении пользуйтесь визуальными средствами, включайте графики и диаграммы в печатные материалы. Совмещение двух или трех методов взаимодействия очень эффективный способ помочь слушателям запомнить ваше сообщение.

• Проявите терпение при передаче сложных идей или технической информации. Иногда приходится вдаваться в технические аспекты ситуации. В таких случаях будьте терпеливы и потратьте дополнительное время и усилия, чтобы объяснить смысл высказывания. Вам он вполне очевиден, но слушателям может не хватить опыта или знаний в технических вопросах, что потребует дополнительных усилий с вашей стороны.

4. Политика открытых дверей. Этот пункт имеет непосредственное отношение к коммуникации. Если члены группы считают вас замкнутыми и недоступными, они не будут делиться проблемами или вопросами, возникающими по проекту. Поощряйте сотрудников общаться с вами, будьте доступными.

5. Будьте честными.

Честное отношение вызывает ответное доверие членов группы. Убедившись с том, что вы честный и порядочный человек, они начнут уважать вас как руководителя. Не приукрашивайте негативную информацию. Изложите группе все факты, сообщите о возможных альтернативах и спросите их совета, если он необходим. В любом случае сохраняйте конфиденциальность. Если сотрудники поймут, что все их сообщения со скоростью света распространяются по организации, вы будете последним узнавать о проблемах и новостях группы.

6. Не опаздывайте. Начинайте совещания точно в назначенный срок. Если вы должны присутствовать на собраниях, назначенных другими людьми, приходите вовремя. Это служит проявлением уважения к другим сотрудникам. Некоторые менеджеры считают, что опоздание придает им значительности, поскольку все остальные вынуждены ждать. Напротив, в такой ситуации сотрудники чувствуют отсутствие уважения к ним. Постоянно ожидая, пока все члены группы соберутся на планерку или совещание, вы поощряете неконструктивное поведение. Пришедшие вовремя сотрудники наказаны ожиданием опоздавших, поскольку совещание не начинается, пока не соберутся все. Отблагодарите дисциплинированных сотрудников, начав совещание вовремя.

7. Четко определите цели проекта и роли сотрудников в группе. Члены группы, имеющие ясное представление о целях проекта, проявляют заинтересованность в его реализации, а заинтересованные сотрудники более продуктивны. Добейтесь, чтобы каждый член группы знал и понимал свои функции и ответственность. Расскажите им о методах оценки производительности труда и чаще информируйте их об этом.

8. Привлекайте членов группы к ответственности. Иногда приходится принимать достаточно жесткие меры по дисциплинарному воздействию, но это не противоречит всему сказанному выше. Будьте честными и требовательными, а если член группы не выполняет этих требований, он должен нести за это ответственность. Документируйте любое нежелательное поведение сотрудника, не доводите дело до крайностей. Фиксируйте проблемы по мере их возникновения и обращайтесь в отдел кадров за консультацией.

***

Менеджер проекта отвечает за полноту процесса управления проектом, соблюдение этических норм и целостность собственной личности. Среди них выделяются следующие:

• Личная выгода. Личная выгода не должна становиться движущей силой принятия решения, работы с потребителями или общения с заинтересованными лицами. Менеджер проекта не должен исходить из личных интересов либо рассчитывать на продвижение по службе за счет промежуточных результатов или ключевых событий проекта. Например, если вы должны получить премию за досрочное окончание проекта, неприемлемо пропускать какие-то задания или выполнять их не полностью в целях скорейшего завершения работы.

• Конфликт интересов. Конфликт интересов происходит в ситуации, когда личные интересы ставятся выше интересов проекта, или при использовании служебного положения для оказания воздействия на процесс принятия решений в свою пользу, независимо от хода проекта. Конфликт интересов может возникнуть с друзьями, членами семьи, поставщиками, заинтересованными лицами или любыми другими участниками проекта. Конфликт интересов может быть создан в любой ситуации, которая имеет потенциал для злоупотреблений. Например, ваш родственник работает консультантом в компании, которая участвует в конкурсе на ваш проект. Это уже конфликт интересов, так как вы можете передать вашему родственнику информацию, которая недоступна другим участникам конкурса, таким образом использовав свое положение в личных целях. Даже если вы этого не сделаете, ситуация все равно считается конфликтной, поскольку существует возможность раскрытия такой информации. Другая область, чреватая конфликтами интересов, — подарки поставщиков. Прежде чем принимать что-то от них, ознакомьтесь с требованиями политики организации. В большинстве компаний существуют ограничения на суммы подарков, угощений и других предметов, которые поставщики могут предлагать руководителям. Если вы сомневаетесь, принимать подарок или нет, лучше откажитесь от него, не ставя проект под удар. Вы рискуете не только своей репутацией, но и подвергаете опасности проект в целом.

• Профессиональные действия. Единственное, что вы можете полностью контролировать, это ваши реакции. Контролировать действия и высказывания других людей невозможно, но вы вполне способны управлять своими реакциями на их действия и слова. Когда несдержанный клиент или руководитель пытается отыграться на вас, будьте сильнее и сохраняйте спокойствие. Практикуйтесь в активном слушании, задавайте уточняющие вопросы, пообещайте проверить ситуацию и представить отчет. Если оппонент особенно взвинчен, попросите перенести встречу и смените тему, чтобы дать всем возможность успокоиться.

При работе над любым проектом необходимо учитывать следующее:

• соблюдайте конфиденциальность информации;
• соблюдайте конфиденциальность данных компании и любой информации; представляющей коммерческую ценность для компании;
• мы все берем с кого-то пример: не забывайте, что ваши действия говорят громче слов.

Изучить навыки формирования команды и управления взаимоотношениями внутри рабочей группы вы можете с помощью курсов «Командообразование (тимбилдинг)», «Лидерство» и «Управление проектами» и десятков других управленческих дисциплин на выбор при обучении по индивидуальной программе, в удобном для себе темпе, месте и времени.